La Gestion des Archives Médicales en Côte d’Ivoire : Une Étude Transversale au Centre Hospitalier Universitaire de Cocody (Abidjan)

Abstract

RESUMEIntroduction. La qualité du système de santé repose en partie sur une gestion efficiente des archives médicales, garantissant la continuité des soins et la confidentialité des données. En Côte d’Ivoire, cette gestion constitue un défi majeur, entraînant des pertes de dossiers préjudiciables aux patients. Cette étude visait à évaluer les déterminants de la gestion des archives médicales au centre hospitalier universitaire de Cocody (CHUD). Méthodologie. Une étude transversale descriptive et analytique a été menée sur une période de quatre mois auprès des professionnels de santé et des agents administratifs du CHUD. La collecte des données, réalisée via des questionnaires et des entretiens, a porté sur la perception des archives, les infrastructures de stockage, les processus de gestion et l’impact sur les soins. Résultats. 284 questionnaires ont été complétés (taux de réponse de 57,4%). L’échantillon était majoritairement composé de personnel soignant (77%, dont 44% de médecins). Une méconnaissance de la définition des archives médicales était observée chez 58% des répondants, et 63% n’avaient reçu aucune formation sur le sujet. Seulement cinq services sur quinze disposaient d’une salle d’archivage dédiée, souvent sans mesures de confidentialité (66,67% des dossiers stockés en dehors de toute salle dédiée). La gestion était assurée par le personnel médical et paramédical dans 90% des cas, en l’absence quasi-systématique de manuel de procédures (98%) et de calendrier de conservation (90%). Le support physique restait exclusif (99%), et 80% du personnel ignorait l’existence de textes législatifs encadrant la gestion des documents. Cette mauvaise gestion avait un impact négatif direct sur le traitement médical pour 52% des répondants. Conclusion. Cette étude révèle une gestion déplorable des archives médicales au CHUD, caractérisée par un déficit d’infrastructures, de formation et de cadre procédurier. Ces dysfonctionnements compromettent la qualité et la sécurité des soins. Une prise de conscience institutionnelle, couplée à un programme de formation et à l’informatisation des dossiers, s’impose pour moderniser le système de santé ivoirien.ABSTRACTIntroduction. The quality of a healthcare system relies partly on efficient medical records management, ensuring continuity of care and data confidentiality. In sub-Saharan Africa, this management represents a major challenge, leading to detrimental patient file losses. This study aimed to assess the determinants of medical records management at the Cocody University Hospital (CUH). Methodology. A descriptive and analytical cross-sectional study was conducted over four months among healthcare professionals and administrative staff at the CUH. Data collection, carried out via questionnaires and interviews, focused on the perception of records, storage infrastructure, management processes, and impact on patient care. Results. 284 questionnaires were completed (response rate 57.4%). The sample consisted predominantly of caregiving staff (77%, including 44% physicians). A lack of knowledge regarding the definition of medical records was observed in 58% of respondents, and 63% had received no training on the subject. Only five out of fifteen inpatient departments had a dedicated records room, often without confidentiality measures (66.67% of files stored outside any dedicated room). Management was handled by medical and paramedical staff in 90% of cases, almost systematically in the absence of procedure manuals (98%) and retention schedules (90%). Physical storage remained exclusive (99%), and 80% of staff were unaware of existing legislative texts governing records management. This poor management had a direct negative impact on medical treatment for 52% of respondents. Conclusion. This study reveals a poor state of medical records management at the CUH, characterized by a deficit in infrastructure, training, and procedural framework. These dysfunctions compromise the quality and safety of care. Institutional awareness, coupled with a training program and the urgent digitization of records, is imperative as a priority for modernizing the Ivorian healthcare system.